Neue Technologien, Künstliche Intelligenz und datenbasierte Entscheidungen verändern die Arbeitswelt – und damit auch die Rolle von HR. Vor allem im Mittelstand stehen Personalabteilungen vor einem Wendepunkt: Zwischen analoger Verwaltung und digitaler Wertschöpfung. Die aktuelle Studie „HR-Digitalisierung im Mittelstand: Wo steht HR im KI-Zeitalter?“, durchgeführt von Abacus Umantis gemeinsam mit F.A.Z. Business Media | research und der Zeitschrift Personalwirtschaft, zeigt deutlich: Viele Unternehmen haben zwar ihre Verwaltungsprozesse digitalisiert, nutzen das Potenzial von Daten und KI aber noch viel zu wenig.
In diesem Beitrag fassen wir die wichtigsten Ergebnisse der Studie zusammen, zeigen, wo der Mittelstand heute steht – und welche Weichen HR jetzt stellen sollte, um vom Verwalter zum Wertschöpfungszentrum zu werden.
HR im Mittelstand am Wendepunkt
79 % der befragten HR-Verantwortlichen sind überzeugt: Analoge Prozesse kosten Zeit – und Talente.
Während in vielen Unternehmen immer noch Papierakten, Excel-Listen und E-Mails dominieren, setzen andere bereits konsequent auf cloudbasierte HR-Lösungen. Diese Kluft markiert den Wendepunkt: Wer weiter vor allem administriert, verliert an Geschwindigkeit und Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte.
Mit der Digitalisierung verändert sich die Rolle von HR grundlegend. Statt ausschliesslich zu verwalten, können Personalabteilungen:
- strategische Initiativen zur Talentgewinnung und -entwicklung vorantreiben,
- datenbasierte Entscheidungen zur Organisationsentwicklung treffen,
- Führungskräfte mit fundierten Analysen unterstützen.
90 % der Befragten erwarten, dass digitalisierte Prozesse mehr Freiraum für diese strategische Personalarbeit schaffen – von der Talententwicklung bis zur Organisationsgestaltung. Die Frage ist nicht mehr, ob sich HR verändert, sondern wie schnell und in welche Richtung.
Der HR-Digitalisierungsindex: Wo steht der Mittelstand?
Mit dem erstmals erhobenen HR-Digitalisierungsindex von Abacus Umantis lässt sich der Digitalisierungsgrad mittelständischer Personalabteilungen im DACH-Raum messbar machen. Er unterscheidet zwischen heutigen Digitalisierungsständen und zukünftigen Erwartungen.
Das Ergebnis zeigt ein gemischtes Bild:
- Administrative Prozesse wie Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung sind bei rund 70 % der Unternehmen bereits digitalisiert.
- People Analytics, Performance Management und weitere wertschöpfende HR-Instrumente sind hingegen oft erst ansatzweise etabliert.
Der durchschnittliche Digitalisierungs-Lagesaldo liegt bei 25,4 Punkten, der Erwartungssaldo bei 32,8 Punkten. Die Richtung stimmt also – doch die Transformation ist längst nicht abgeschlossen. Zwischen „technisch möglich“ und „im Alltag etabliert“ klafft vielerorts noch eine deutliche Lücke.
KI in HR: Zwischen Pilotprojekten und ungenutztem Potenzial
Künstliche Intelligenz wird von vielen HR-Verantwortlichen als der nächste grosse Hebel für die Personalarbeit gesehen. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt bereits KI-Tools – allerdings überwiegend generische Anwendungen wie ChatGPT oder vergleichbare Lösungen.
Spezialisierte HR-Lösungen mit KI-Fokus, etwa für Recruiting, Skill-Matching oder People Analytics, sind bisher die Ausnahme.
Gründe dafür sind unter anderem:
- Datenschutz- und Compliance-Bedenken,
- fehlendes internes Know-how,
- begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen.
Dabei sehen 80 % der HR-Verantwortlichen in KI eine Chance, Prozesse zu beschleunigen, und 51 % erwarten tiefere Analysen sowie bessere Entscheidungen. Eine befragte HR-Fachperson bringt es auf den Punkt: „KI ist gekommen, um zu bleiben, aber nur mit klaren Leitlinien, Vertrauen und Qualifizierung wird sie zum echten Erfolgsfaktor für HR.“
Praxisimpuls:
Statt sofort „die grosse KI-Lösung“ einzuführen, lohnt sich ein schrittweiser Ansatz: mit klar abgegrenzten Use Cases starten, Erfahrungen sammeln, Leitlinien definieren – und darauf aufbauend skalieren.
Ohne Digitalisierungsstrategie bleibt der Wandel Stückwerk
Trotz hoher Ambitionen fehlt fast der Hälfte der Unternehmen eine klare Digitalisierungsstrategie für HR. Das Risiko: Einzelprojekte, Insellösungen und unverbundene Tools, die im Tagesgeschäft mehr Komplexität als Nutzen erzeugen.
Damit die Transformation nicht im Klein-Klein versandet, braucht es eine gemeinsame Roadmap von HR und Geschäftsleitung. Diese sollte:
- klare Ziele für die Rolle von HR in der Organisation definieren,
- Prioritäten für Digitalisierungsprojekte festlegen,
- IT-Integration, Datenschutz und Security frühzeitig einbeziehen,
- Change Management und Qualifizierung von HR und Führungskräften mitdenken.
Hinweis:
Tools allein reichen nicht. Entscheidend ist, wie Prozesse, Kompetenzen und Kultur angepasst werden.
Sonst bleibt Digitalisierung eine technische, aber keine strategische Veränderung.
Vom Verwalter zur Gestalterin: Was HR jetzt tun sollte
Die Studie macht deutlich: Der Mittelstand steht an einem Wendepunkt. Analoge Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern ein handfestes Wettbewerbsrisiko. Gleichzeitig liegen die Bausteine für eine moderne, wertschöpfende Personalarbeit bereits auf dem Tisch.
Folgende Schritte helfen, den Wandel aktiv zu gestalten:
- Strategisch denken statt reaktiv verwalten: HR-Ziele an der Unternehmensstrategie ausrichten und Rollenbild klar schärfen.
- Digitalisierungsstand ehrlich analysieren: Wo sind Prozesse bereits digital, wo dominieren noch Papier und Workarounds?
- KI-Potenziale gezielt identifizieren: Einsatzfelder definieren, z. B. Recruiting, Matching, Learning oder Analytics.
- Governance für Daten & KI etablieren: Leitlinien, Zuständigkeiten und Compliance-Regeln klar festlegen.
- Mitarbeitende im Wandel mitnehmen: Kommunikation, Schulungen und Beteiligung von HR, Führungskräften und Belegschaft.
- Auf integrierte HR-Systeme setzen: Cloud-Lösungen und Plattformen nutzen, statt weitere Insellösungen aufzubauen.
Fazit: HR als Wertschöpfungszentrum der digitalen Transformation
Die Digitalisierung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Gegenwart. Der Mittelstand hat erkannt, dass analoge Prozesse Zeit kosten, Talente abschrecken und die Wettbewerbsfähigkeit schwächen. Jetzt geht es darum, die vorhandenen Potenziale von Daten und KI systematisch zu nutzen und HR als strategische Gestalterin zu positionieren.
Wer heute in klare Strategien, moderne HR-Systeme, KI-Kompetenzen und Change Management investiert, macht aus HR ein Wertschöpfungszentrum – und eine treibende Kraft der digitalen Transformation des Unternehmens.
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